Büroplanung Ratgeber – Tipps vom Fachmann
Sie möchten eine moderne, effiziente und durchdachte Arbeitsumgebung in Ihrem Büro? Planen Sie eine Neumöblierung oder einen Neubau? Dann sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie!
Unser Ratgeber bietet Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Aspekte einer modernen Büroplanung, zeigt Beispiele für Einrichtungskonzepte sowie Inspiration zur Büroeinrichtung.
Damit Sie mit dem Ergebnis auch langfristig zufrieden sind, sollte die Planung zuvor ganzheitlich durchdacht sein. Dabei lohnt es sich auch an die Themen New Work und Home Office zu denken, wie die Corona-Pandemie gezeigt hat. In unserem Ratgeber greifen wir auch diese Themen auf und zeigen Ihnen wie Sie eine flexible und sich neuen Umständen schnell anpassende Raumstruktur etablieren können.
Für eine professionelle und kompetente Büroraumplanung gibt es viele gute Gründe. Die wichtigsten Anreize unserer Kunden sind in der Regel folgende:
- Flächeneffizienz: Flächeneffizienz: Desksharing und Home Office ermöglichen effizient geplante Flächen, die bis zu 20 % mehr Mitarbeiter unterbringen, als bei einer konventionellen Planung.
- Ergonomische Aspekte: Können Ihre Mitarbeiter rückenschonend und präventiv für die Gesundheit arbeiten, so steigt die Leistungsbereitschaft - dies ist wissenschaftlich nachgewiesen.
- Motivation & Wohlfühlfaktor: Das Werben um hoch qualifizierte Mitarbeiter wird oft nicht nur durch harte Faktoren wie das Gehalt entschieden, sondern auch durch weiche Faktoren wie gut geplante Arbeitswelten, in denen man sich wohlfühlen kann. Und auch die Motivation von bereits gewonnenen Mitarbeitern wird durch eine ansprechende Arbeitsumgebung erhöht.
Sie benötigen Hilfe bei Ihrer Planung?
- 1. Vorbereitung
- 2. Raumplanung - Wie Sie Räume richtig planen
- 3. IT Infrastruktur
- 4. Ergonomie und Wohlfühlfaktoren
- 5. Planungscheck für Ihre Büroarbeitsplätze
- 6. Fazit
1. Vorbereitung
Zu einer umfassenden Innenraumfachplanung gehören mehr als Flächennutzungskonzepte und die Auswahl des passenden Mobiliars. Bereits im Vorfeld sollten Sie sich über einige wichtige grundlegende Aspekte im Klaren sein. Sie wünschen sich eine neue und moderne Arbeitsumgebung, aber wissen gar nicht genau, was sich hinter dem Begriff „New Work“ verbirgt? Oder Sie wissen nicht, wie Sie Ihre Mitarbeiter in den Veränderungsprozess mit einbinden sollen?
Auf Wunsch unterstützen wir Sie in diesen Bereichen umfassend durch unser Change Management und Workshop Angebot.
1.1 Zieldefiniton
Bevor Sie an die umfassende Planung gehen, sollten Sie sich einige wichtige Fragen zu Ihrer neuen Arbeitswelt im Vorfeld stellen:
- Wie können offene Strukturen zur Förderung von Wissensaustausch bzw. teamorientiertes Arbeiten in Ihrem Unternehmen beitragen?
- In welchem Maß ist mobiles und hybrides Arbeiten erwünscht?
- Lohnen sich Desk-Sharing und die freie Wahl des Arbeitsortes für Ihr Unternehmen?
- Wollen Sie die Mehrfachnutzung von Raumlösungen etablieren?
- Sollen moderne Kommunikationszonen geschaffen werden, um soziale Kontakte im Unternehmen zu fördern?
- Wie gelingt es Ihnen als Arbeitgeber attraktiver zu werden und neue Mitarbeiter zu gewinnen?
Denn vor der umfassenden Planung eines neuen Gesamtkonzeptes sind einige Grundsatzentscheidungen notwendig, um die Richtung Ihrer gewünschten Arbeitswelt und der damit verbundenen Arbeitskultur zu definieren. In unserem Workshop Zieldefinition können wir Sie bei der Klärung dieser Fragen unterstützen.
1.2 New Work in Ihrem Unternehmen?
Nicht erst seit der Corona-Pandemie unterliegen Menschen, Generationen und Technik einem stetigen Wandel. Alles entwickelt sich weiter und auch die Ansprüche an Unternehmenskulturen werden neu definiert. Viele Unternehmen sind daher zu einem radikalen Um- und Überdenken Ihrer Strukturen und Räumlichkeiten gezwungen. New Work wird so zu einem bedeutenden Thema unserer Zeit. Dabei stehen drei Faktoren im Mittelpunkt des Prinzips: die Organisation, der Mitarbeiter als Mensch und der Raum an sich.
Arbeiten wird immer dezentraler und gleichzeitig vernetzter werden. Das hat auch Auswirkungen auf Raumstrukturen, denn gerade hybride Arbeit erfordert intelligente Zonierungen des zur Verfügung stehenden Raumes sowie eine Neudefinition vorhandener Arbeitsabläufe. Dabei entstehen auch Fragen, wie
- Wie gelingt es uns unsere Mitarbeiter in den Veränderungsprozess mit einzubinden und Ängste zu minimieren?
- Wie können wir moderne Arbeitswelten gestalten, um Erfolgsfaktoren wie Motivation, Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit optimal zu fördern?
Auch an dieser Stelle bieten wir Ihnen unsere Unterstützung an. In unserem Workshop zum Thema New Work beleuchten wir diese Bereiche und Faktoren und geben Antworten auf Ihre Fragen, die Ihr Unternehmen im Umbruch umtreiben. Mehr zum Thema New Work lesen Sie auch in unserem Ratgeber zu diesem Thema.
1.3. Change Management
Die Planung von Neu- und Umbauten will gut durchdacht sein. Doch nicht nur auf die Struktur von Räumen und die Auswahl von Mobiliar muss geachtet werden, auch der Mitarbeiter als Mensch darf bei dem Veränderungsprozess nicht vergessen werden. Eine moderne Arbeitswelt wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und die Motivation von Mitarbeitern aus. Trotzdem können im Vorfeld auch Ängste innerhalb der Belegschaft auftauchen, die Sie ernst nehmen sollten. Denn große Veränderungen führen bei Menschen häufig zu Ängsten und lösen Ressentiments aus.
Es stellen sich Fragen, wie:
- Wie gelingt es einem Unternehmen „neue Arbeitswelten“ zu entwickeln und seine Mitarbeiter während des Veränderungsprozesses mitzunehmen?
- Welche Erfolgsfaktoren lassen sich für die Gestaltung von Arbeitsumgebungen feststellen?
- Wie wirken sich flexible Arbeitswelten auf die Zufriedenheit, Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter aus?
- Wie lassen sich unterschiedliche Arbeitsweisen in der Büroraumplanung berücksichtigen?
Der Umstieg in eine moderne Arbeitswelt eröffnet Unternehmen viele Chancen, die es zu nutzen gilt. Wie Ihnen der Umstieg gelingt, zeigen wir Ihnen in unserem Seminar „Neue Arbeitswelten“.
Während des Seminars werden mögliche Lösungsansätze für eine zukünftige Gestaltung des Arbeitsumfelds besprochen, sowie Vorgehensweisen für die Umsetzung erarbeitet. Außerdem erfahren Sie wie sich moderne Arbeitswelten gestalten lassen, um die Erfolgsfaktoren Motivation, Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit optimal und umfassend zu fördern. Die vermittelten Informationen sind praxisnah und stammen aus unserer Erfahrung aus hunderten erfolgreich durchgeführten Innenraumfachplanungen und unseres geschäftsführenden Gesellschafters Daniel Rüttiger zurück, der parallel zur Projektarbeit bei unseren Kunden auch als Trainer, Coach und psychologischer Berater Change-Management-Prozesse in vielen Unternehmen deutschlandweit begleitet.
2. Raumplanung - Wie Sie Räume richtig planen
Bevor es mit der Bürogestaltung losgehen kann, ist es wichtig, sich einen Überblick über die räumlichen Gegebenheiten zu verschaffen.
2.1 Einteilung der Räumlichkeiten nach Verwendungszweck
In der Regel beginnt die Planung der Räumlichkeiten mit einem Raumprogramm.
Der Nutzer legt mit dem Planer fest, welche Funktionsflächen an welchen Stellen im Gebäude untergebracht werden sollen.
Das Wichtigste ist zunächst die Anzahl der Arbeitsplätze. Aber auch Funktionsarbeitsplätze, wie der Empfang, die Mittelzonen oder auch Rückzugsmöglichkeiten für Mitarbeiter sind von großer Bedeutung. Essentiell ist, dass sich die Struktur der Büroarbeitsplätze am Workflow der Nutzer orientiert, da sonst kein praxisorientiertes Arbeiten möglich ist - je individueller der Arbeitsplatz auf die Mitarbeiter zugeschnitten ist, desto effektiver das Arbeitsergebnis.
Achten Sie bitte bei nachstehenden Raumtypen auf folgendes:
2.1.1 Empfang und Wartebereich für Kunden
Der Empfangsbereich hat immer einen repräsentativen Charakter – hier entsteht für Kunden, Besucher und Mitarbeiter der erste Eindruck des Unternehmens. Ein offener, heller, positiver Bereich wirkt sich ebenso auf jeden aus, der den Raum betritt. Daher sollte er auch zentral am Eingang platziert werden.
Zudem ist es wichtig, zu wissen, ob hier ein dauerhafter oder temporärer Arbeitsplatz, z.B. für eine Empfangskraft geschaffen wird, um entsprechend Platz einzukalkulieren.
Im Bild sehen Sie einen Empfangsbereich mit großem Empfangstresen:
2.1.2 Konferenzraum / Besprechungs- und Rückzugszonen
Durch den digitalen Fortschritt können Meetings inzwischen auch direkt online am Arbeitsplatz stattfinden. Allerdings sind hier selten die optimale Voraussetzung für einen Austausch gegeben und ggf. werden andere Mitarbeiter gestört. Daher ist es wichtig Rückzugsorte für längere Telefongespräche, Telefon-/Videokonferenzen oder interne Besprechungen und Kundentermine zu schaffen.
Dabei ist es wichtig, die Art der Nutzung vorab zu klären und sowohl die technische Ausstattung sowie die Einrichtung entsprechend zu planen. Es gibt heute fast uneingeschränkte Möglichkeiten, was z.B. die Verdunkelungsmöglichkeiten, multifunktionale Büromöbel oder auch die räumliche Trennung angeht. Neben den klassischen Besprechungsräumen bieten sich noch viele weitere Möglichkeiten, um mit Mitarbeitern in den Dialog zu treten. So planen wir heute vermehrt Mittelzonen für Kurzmeetings und informelle Treffen ein.
2.1.3 Arbeitsplätze
Die Arbeitsplätze sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Auch hier sind verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten denkbar:
Vom klassischen Einzelbüro über das Zellen- und das Gruppenbüro bis hin zum Großraumbüro. Die individuellen Arbeitsabläufe sollten vorab betrachtet und daraus resultierend eine funktionelle und innovative Gestaltung der Räumlichkeiten vorgenommen werden.
Allerdings müssen eine Vielzahl an gesetzlichen Vorgaben im Hinblick auf Mindestarbeitsflächen, Raumgrößen, Raumhöhen, Verkehrsflächen und Bewegungsflächen bei der Planung zwingend beachtet werden. Bei Nichtanwendung haftet in jedem Fall der Arbeitgeber.
Besonders wichtig ist, dass Sie die Arbeitsplätze parallel zum Fenster planen, sodass der Bildschirm in einem 90-Grad-Winkel zum Licht steht. So vermeiden Sie direkte und indirekte Blendung.
Weiterführende Informationen zur konkreten Arbeitsplatzplanung finden Sie in Kapitel 5 – Planungscheck für Ihre Büroarbeitsplätze.
2.1.4. Home Office
Durch die Corona-Pandemie ist das Home Office noch stärker in den Fokus gerückt und zum Teil auch eine verpflichtende Maßnahme geworden.
Wie auch bei den Arbeitsplätzen im Unternehmen ist im Home Office auf einiges zu achten. Auch hier sollte sich wie oben beschrieben um Maßnahmen gegen direkte und indirekte Blendung gekümmert werden. Zudem muss auf eine ausreichend große Arbeitsfläche geachtet werden und auch der richtige Bürostuhl, damit Mitarbeiter auch im Home Office ergonomisch sitzen darf nicht vergessen werden. Die Gestaltung des Home Office ist also genauso wichtig, wie die der Arbeitsplätze im Büro. Auch hier stehen wir Ihnen als Partner zur Seite und planen nicht nur aufgrund der Situation um Covid-19 immer öfter auch Home Office Arbeitsplätze mit ein.
2.1.5 Chefzimmer
Hier gilt: Erlaubt ist, was gefällt, da es im Vergleich zu den Mitarbeiterarbeitsplätzen keinerlei gesetzliche Regelungen bezüglich Raumgrößen, Farben, Anordnung der Arbeitsplätze oder ähnlichem gibt. Das erlaubt Ihnen völlige Freiheit und Kreativität in Planung und Einrichtung, um dem Raum eine persönliche Note zu geben. Gerne beraten wir Sie in Stilfragen und bieten in unserem Showroom entsprechend Inspiration für die Gestaltung.
Im Bild sehen Sie einen repräsentativen Chefarbeitsplatz, integriert in eine moderne Open-Space Bürolandschaft:
2.1.6. Ideenlabor /Kreativzone
In der Kreativzone / einem Ideenlabor wird Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben kreative Ideen zu entwickeln, zu sammeln und aufzuschreiben. Dabei sollen sie Ihren Gedanken ganz freien Lauf lassen können. So entsteht ein Raum für kreative Zusammenarbeit, ohne dass andere Mitarbeiter in ihrem Tagesgeschäft gestört werden.
Solche Räume sind Multifunktionsräume, was sich auch im Mobiliar widerspiegelt. So können z.B. Einzeltische zusammengeschoben und für Gruppenarbeiten genutzt werden und die Wände sind als Präsentationsfläche gestaltet, um daran Ideen aufzuschreiben, Unterlagen mit Magneten anzubringen oder Skizzen darauf zu zeichnen. Die Sitzmöglichkeiten sollten ebenso flexibel sein, daher empfiehlt sich hier der Einsatz von Sitz-Steh-Hockern oder Sitzsäcken. Auch mobile und flexible Technik darf in solchen Räumen nicht fehlen. Dabei sollte alles individuell und nach den Bedürfnissen der Nutzer wandelbar sein.
2.1.7 Pausenraum & Küche
In Pausenzonen sollen sich die Mitarbeiter wohlfühlen und die Möglichkeit haben, neue Energie zu tanken. Die Zeiten von rein funktionalen Pausenräumen, ausgestattet mit einer Küche und einer Eckbank, sind vorbei. Heute planen wir Räume, in denen die Mitarbeiter kommunizieren können, aber auch Räume, in denen sie Rückzug und Entspannung finden. Neben dem Mobiliar spielen hier die Farbgestaltung, die Beleuchtung sowie die geschickte Integration von Pflanzen eine maßgebliche Rolle. Das Highlight ist ein an den Pausenraum angegliederter Außenbereich.
Der Wohlfühlfaktor steht hier an erster Stelle. Neben den klassischen Pausenräumen finden durch den New Work Ansatz auch immer mehr Workcafés ihren Platz in unseren Planungen. Hier bietet sich Mitarbeitern Raum, für ein Arbeiten mit dem Laptop oder kurze Meetings in entspannter Atmosphäre bei einem Kaffee. Das fördert kreative Ideen und steigert Motivation und Leistungsbereitschaft.
2.1.8 Dokumente & Archivierung
Neben den Arbeitsräumen gilt es auch, Räume zu planen, in denen keine Mitarbeiter tätig sind, wie das Archiv. Diese werden in der Regel an weniger attraktiven Stellen im Gebäude geplant.
Hier sollte allerdings im Vorfeld entschieden werden, ob und wie viel der Gebäudefläche für die Datenablage genutzt wird. Durch elektronische Datenverarbeitung ist dies heutzutage nicht mehr zwingend notwendig.
2.2 Besonderheiten bei Großraumbüros (Open Space Büros)
Besonders beliebt sind heutzutage Open Space Büros, die in einzelne Bereiche gegliedert sind. Sei es durch raumteilende oder Akustik-Elemente. So entsteht ein angenehmes Arbeitsklima.
Für Mitarbeiter mit einem eigenständigen Arbeitsbereich beziehungsweise Mitarbeiter, deren Tätigkeit eine hohe Konzentration erfordert und die nicht abgelenkt werden dürfen, kann ein Einzel- oder Doppelarbeitsplatz allerdings sinnvoller sein.
Bei der Planung eines Großraumbüros sollte zwingend darauf geachtet werden, dass jedem Mitarbeiter genügend Privatsphäre geboten wird. Es empfiehlt sich, gerade Mitarbeiter, die aus Einzel- oder Zellenbüros kommen, in die Planung mit einzubeziehen, da oftmals Angst vor Veränderungen besteht. Zudem ist es von Bedeutung durch Raum-in-Raum-Lösungen wie Meeting- und Telefonboxen auch Bereiche zu schaffen, die sich für längere Telefonate, Videokonferenzen und Meetings eignen, ohne dass dabei die anderen Mitarbeiter im Büro gestört werden und die für die Nutzer einen Rückzugsraum darstellen.
2.3 Raumgrößen / Raumhöhen
Bei der Büroplanung zu berücksichtigen ist besonders die Größe der Räume. Zwar gibt es seit 2004 keine konkreten Angaben zur Mindestfläche mehr, jedoch bestehen Empfehlungen. Die Größe für Kleinraumbüros sollte 8–10 m² pro Arbeitsplatz betragen, für Großraumbüros 12–15 m². Die größere Fläche bei Großraumbüros ergibt sich aus dem erhöhten Bedarf an gemeinsam genutzten Verkehrswegen und Ressourcen.
Am besten machen Sie sich selbst ein Bild davon und werfen einen Blick auf unsere zahlreichen Referenzprojekte und Planungsbeispiele.
Auch für die Raumhöhen in Arbeitsstätten bestehen Regelungen:
Raumgröße bis 50 Quadratmeter - Raumhöhe mindestens 2,50 m
Raumgröße über 50 Quadratmeter - Raumhöhe mindestens 2,75 m
Raumgröße über 100 Quadratmeter - Raumhöhe mindestens 3,00 m
Raumgröße über 2000 Quadratmeter - Raumhöhe mindestens 3,25 m
Ebenso geregelt sind die Verkehrswege zum persönlichen Arbeitsplatz:
für 1 Mitarbeiter - 60 cm breiter Zugang
für 2–5 Mitarbeiter - 87,5 cm breiter Zugang
für 6–20 Mitarbeiter - 100 cm breiter Zugang
für 21–100 Mitarbeiter - 120 cm breiter Zugang
für 101–300 Mitarbeiter - 180 cm breiter Zugang
ab 300 Mitarbeiter 240 cm breiter Zugang
Grundsätzlich gilt: Verkehrsflächen dürfen sich überlagern, Wegflächen hingegen nicht!
2.4 Warum nicht Desksharing?
Deskharing, zu Deutsch das Teilen von Arbeitsplätzen, ist die wohl günstigste Möglichkeit, teure Büroflächen effektiver zu nutzen. Die Praxis zeigt, dass Arbeitsplätze häufig leer stehen, weil sich Mitarbeiter z.B. im Außendienst oder im Urlaub befinden. Die durchschnittliche Anwesenheit im Büro außerhalb der Pandemie liegt in Deutschland bei 70 %. Daher eignet sich die Planung von sogenannten Nomadenarbeitsplätzen, die Mitarbeiter nutzen, die keinen fest zugewiesenen Arbeitsplatz benötigen, weil sie sich zum Beispiel die meiste Zeit im Außendienst oder im Home Office befinden.
Auch bei Teilzeitkräften ist das Desksharing ein gute Möglichkeit zur Kosteneinsparung. Der Nutzen für den Arbeitgeber liegt bei den geringeren Kosten für Miete, Nebenkosten (beispielsweise Heizkosten) und natürlich bei der Investitionssumme für das Mobiliar.
Ganz wichtig dabei ist es, die Mitarbeiter in die Planung mit einzubeziehen, dann wiegt der Verlust des eigenständigen Arbeitsplatzes nicht so schwer. Zum Ausgleich kann ein attraktiv gestalteter Pausenraum oder eine andere Rückzugsmöglichkeit für die betroffenen Mitarbeiter geschaffen werden.
3. IT Infrastruktur
Neben den Arbeitsplätzen spielt die Technik in unseren Büros eine immer größere Rolle.
Die Hardware, welche direkt am Arbeitsplatz benötigt wird, ist auch dort untergebracht. Weitere Geräte wie Zentralkopierer, Drucker und Ähnliches müssen so angeordnet sein, dass sie von jedem Arbeitsplatz aus gut erreichbar sind. Idealerweise befinden sich dort auch der Papier- und Tonervorrat, die Postverteilung und vielleicht sogar ein kleiner Rückzugsbereich für kurze informelle Gespräche.
4. Ergonomie und Wohlfühlfaktoren
4.1 Beleuchtung
Auch die Beleuchtung sollte bei der Büroplanung nicht vernachlässigt werden. Das richtige Licht schont die Augen und sorgt für eine bessere Konzentration.
Hier die wichtigste gesetzliche Regelung:
Die Arbeitsfläche muss mit 500 Lux ausgeleuchtet und blendfrei sein. Büroleuchten sollten sowohl direktes Licht (nach unten auf die Arbeitsfläche gerichtet) als auch indirektes Licht (in Richtung Decke) spenden.
Während Hängeleuchten eine feste Position einnehmen, sind Stehleuchten flexibler. Zur punktuellen Beleuchtung sind hingegen Schreibtischleuchten ideal, welche jeder Mitarbeiter individuell regeln kann. Bei dimmbaren Leuchten lässt sich zusätzlich die Helligkeit regulieren. LED Leuchten erfreuen sich mittlerweile auch im Büro großer Beliebtheit. Das liegt einerseits daran, dass LED Leuchten äußerst energiesparend sind und andererseits keinerlei Wärme erzeugen.
In puncto Farbwahl sollten Sie auf kühlere Lichtfarben zurückgreifen, da diese konzentrationsfördernd wirken.
4.2 Akustik
Gerade in Open Space Büros und Besprechungsräumen ist das Thema Akustik schon in der Planungsphase von zentraler Bedeutung. In Bereichen, in denen viel telefoniert oder besprochen wird, sollte der Geräuschpegel in jedem Fall durch geeignete Maßnahmen, beispielsweise Bürotrennwände, gesenkt werden.
Ideal sind Stellwandsysteme beziehungsweise hängende Akustiktrennwände – welche Variante die bessere ist, hängt von Ihren räumlichen Gegebenheiten ab.
Auch in diesem Punkt berät Sie unser kompetentes Planungsteam umfassend und fachkundig.
Generell kann der Mensch Geräusche zwischen 20 und 20000 Hz wahrnehmen. Die Sprache des Menschen ist auf den Frequenzbereich von 250–2000 Hz beschränkt. Musik hingegen deckt den kompletten Frequenzbereich ab.
Die dB-Zahl einer normalen Unterhaltung zwischen zwei Personen kommt auf ca. 60 dB – doch bereits ab einer Frequenz von 55 dB fällt es schwer, sich zu konzentrieren.
Die Nachhallzeit ist die Zeit von der Entstehung eines Geräuschs bis zur Wahrnehmung. Hier gilt: Je kürzer die Nachhallzeit, desto geringer ist die Lärmbelastung für den Menschen.
Die optimale Nachhallzeit für Büros liegt bei 0,55 Sekunden, in Konferenzräumen bei weniger als einer Sekunde.
4.3 Belüftung, Heizung und Elektrifizierung
Bei der Belüftung, Heizung und Elektrifizierung ist in erster Linie ein Architekt gefragt. Denn es gibt die unterschiedlichsten Arten und Möglichkeiten der Belüftung. Angefangen von einer natürlichen Belüftung durch Fenster über die elektrische Belüftung bis hin zur Vollklimatisierung.
Ebenso gibt es die verschiedensten Möglichkeiten des Heizens. Die gängigsten sind hier klassische Heizkörper unterhalb der Fenster sowie die Fußbodenheizung.
Auch muss die Frage der Elektrifizierung abgeklärt werden. Hier bieten sich Brüstungskabelkanäle oder Fußbodentanks - idealerweise in einem Doppelboden verlegt - an.
4.4 Bodenbeläge
Generell unterscheidet man zwischen sogenannten harten und weichen Böden.
Unter weiche Böden fallen alle Arten von Teppichböden, unter harte Böden Materialien wie Estrich, Laminat, Parkett, Fließen oder Naturstein.
Der Vorteil weicher Böden liegt eindeutig in deren akustischer Wirkung, der Vorteil harter Böden in der leichteren Pflege - sie sind somit hygienischer.
Daher empfiehlt sich besonders im Eingangsbereich, der einer erhöhten Durchlauf-Frequenz und witterungsbedingtem Schmutz ausgesetzt ist, harte, gut zu reinigende Böden zu planen und zu verbauen.
Auf dem Bild zu sehen: Offener Empfangsbereich mit Blick auf den Konferenzraum in warmen Farben:
4.5 Durchgängiges Designkonzept
4.5.1 Farbgestaltung
Die Wirkung von Farbe im Büro ist nicht zu unterschätzen,denn sie hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter. So wirkt die Farbe rot beispielsweise anregend, motivierend und vitalisierend, blau hingegen harmonisierend und konzentrationsfördernd.
Natürlich spielen auch der persönliche Geschmack und das umfassende Designkonzept eine Rolle bei der Farbwahl. Wichtig dabei ist, auf Farben mit glänzenden Oberflächen zu verzichten und stattdessen matte Strukturen zu wählen, da diese das Blenden der Mitarbeiter verhindern.
Mit Hilfe unserer Büroplaner finden Sie sicher auch für Ihr Büro die richtige Farbkombination.
4.5.2 Wohlfühlfaktor einbinden
Der Wohlfühlfaktor im Büro fördert unser Denken. Wenn die Mitarbeiter sich wohlfühlen, also in einer angenehmen Atmosphäre arbeiten, arbeiten sie mit mehr Freude, haben weniger Ängste und verspüren weniger Druck.
Oftmals herrscht in diesem Fall unter den Kollegen eine bessere Stimmung, der Umgang ist lockerer und dadurch die Leistungsbereitschaft höher.
Das alles sind weiche Faktoren, welche die Bindung an das Unternehmen stärken.
Neben der bereits thematisierten Farbgestaltung spielen hier auch Pflanzen, Dekoration und die Verwendung natürlicher Materialien eine wichtige Rolle.
Bestärken Sie Ihre Mitarbeiter zudem, persönliche Utensilien am Arbeitsplatz zu platzieren. Erst die Menschen in einem Büro erwecken dieses zum Leben.
4.5.3 Schaffung von Arbeitswelten
Die Summe der gut geplanten Bereiche in einem Unternehmen - vom Empfang über Mittelzonen und Besprechungsräume bis hin zu Kommunikationszonen - schafft im Optimalfall eine gut funktionierende Arbeitswelt.
5. Planungscheck für Ihre Büroarbeitsplätze
5.1 Büroeinrichtung – Möbel & Design
5.1.1 Bürostühle
Ein guter Bürostuhl sollte nicht nur schön anzusehen sein, sondern auch über eine hervorragende Ergonomie verfügen. Neben einer höhenverstellbaren Sitzfläche sollten auch Rückenlehne, Armlehnen und Sitztiefe individuell einstellbar sein.
Dazu gibt es verschiedene Arten der Mechanik. Die wohl verbreitetste ist die Synchronmechanik. Diese koppelt die Neigung der Rückenlehne an die Neigung der Sitzfläche, in der Regel im Verhältnis 3:1. Lehnt sich der Benutzer zurück, neigen sich Rückenlehne und Sitzfläche ebenfalls nach hinten. Solche Stühle sind sowohl für die Wirbelsäule als auch für die Bandscheiben eine Wohltat.
Positiver Nebeneffekt: die Synchronmechanik verhindert den sogenannten „Hemdauszieheffekt“, das Hemd rutscht somit nicht ungewollt nach oben. Abgesehen von der Synchronmechanik gibt es noch verschiedene asynchrone Mechaniken wie zum Beispiel die Wippmechanik oder die Balanced Movement Mechanik. Diese spielen aber eher eine untergeordnete Rolle.
Zudem sollte der Bürodrehstuhl über eine sogenannte Lordosenstütze verfügen.
Eine Lordosenstütze ist eine individuell einstellbare Rückenstütze zur perfekten Anpassung der Rückenlehne an die Wirbelsäule. Für den Fall, dass Sie sich für einen Arbeitsstuhl mit komfortablen Armlehnen entscheiden, sollten diese auf jeden Fall höhen- und breitenverstellbar sein, gerne auch mit schwenkbarer Auflage, sogenannte 3D-Armlehnen.
Nicht zu vernachlässigen sind zudem die Rollen des Bürostuhls. Hier gilt die Devise: Harte Rollen für weiche Böden, wie zum Beispiel Teppichböden, weiche Rollen für harte Böden wie zum Beispiel Parkett, Stein oder Linoleum.
Lassen Sie sich bei der Wahl Ihrer Bürostühle Zeit. Sie sollten immer daran denken, dass diese zu den wichtigsten Möbelstücken im Büro zählen und sowohl zur Rückengesundheit als auch zur Motivation Ihrer Mitarbeiter einen Beitrag leisten.
Eine Auswahl geeigneter Drehstühle sowie mehr Informationen finden Sie in unserem Bürostuhl Ratgeber.
5.1.2 Schreibtische / Arbeitstische
Die Mindestfläche für Schreibtische ist mit 1,28 Quadratmetern gesetzlich festgelegt. Diese gilt gleichermaßen für Bildschirmarbeitsplätze wie auch für Büroarbeitsplätze ohne Bildschirm.
Gemäß BGI 650 (Berufsgenossenschaftliche Informationen) ist nur eine einzige Ausnahme erlaubt: Wenn ausschließlich am Bildschirm gearbeitet wird, ist eine Tischbreite von 120 cm ausreichend. Bei der Berechnung der Flächen, zum Beispiel bei Tischkombinationen, dürfen nur Tische mit einer Mindesttiefe von 80 cm zur Berechnung herangezogen werden.
Die Tischtiefe bei Bildschirmarbeitsplätzen ist einerseits abhängig von der Größe des Bildschirms und andererseits vom Abstand des Betrachters zum Bildschirm. Hier gilt folgende Faustregel: Bei 17-Zoll-Monitoren sollte der Abstand 70 cm betragen, bei 19-Zoll-Monitoren 80 cm und bei 21-Zoll-Monitoren mehr als 80 cm.
Die Tischtiefe lässt sich hingegen mit einer Formel leicht berechnen: Abstand der Augen zum Monitor + Monitortiefe.
Auch die Tastatur und die Computermaus (Breite ca. 50 cm, Bedienradius der Maus ca. 20 x 20 cm) sollten in die Planung mit einbezogen werden. Das ergibt eine Breite der Eingabefläche von ca. 80 cm.
Aber Achtung:
Beim dauerhaften Einsatz eines Laptops oder Notebooks fordert der Gesetzgeber den Einsatz einer externen Tastatur sowie einer externen Maus. Somit erfolgt die Tiefenberechnung genau wie beim Einsatz eines PCs. Der Gesetzgeber erlaubt hier Tische mit fixer Höhe, höheneinstellbare Tische und höhenverstellbare Tische: Wird eine fixe Tischhöhe gewählt, muss diese 72 cm betragen.
Höheneinstellbare Tische müssen gemäß der neuen EU-Norm im Bereich von 65 bis 85 cm einstellbar sein. Höhenverstellbare Tische - verstellbar mittels Kurbel, Gasfeder oder Elektromotor - sind in der Regel im Bereich von 60 bis 130 cm verstellbar und ermöglichen so den Wechsel zwischen der Arbeit im Sitzen und der im Stehen.
Arbeitstische können vertikal und horizontal sowie mittels Kabelkanälen elektrifiziert werden. Die Tische werden dabei mit speziell abgeschirmten 3-fach-Steckdosen ausgestattet. Kabeldurchlässe innerhalb der Tischplatte ermöglichen das Hochführen der jeweiligen Kabel. Computer sollten hingegen in sogenannten CPU-Haltern verstaut werden, welche unterhalb des Schreibtisches befestigt werden. Diese erlauben eine gute Bedienbarkeit und der Fußboden lässt sich gut reinigen, da die CPU-Halter – und somit auch die Computer – einige Zentimeter über dem Boden angebracht sind.
Des Weiteren sollten Sie darauf achten, dass die elektronischen Geräte in puncto Format zu Ihrem Schreibtisch passen. Die gesetzliche Abschreibungsfrist von Büromöbeln beträgt 13 Jahre. Computer & Co. werden spätestens nach 5 Jahren abgeschrieben und somit weitaus schneller ersetzt.
Sie sollten dabei stets im Hinterkopf behalten, dass neue Monitore häufig ein größeres Format aufweisen, Drucker und CPUs hingegen eher „kleiner“ werden.
Zusatzgeräte wie Drucker, Fax oder Scanner verursachen außerdem Wärme, Schwingungen und Elektrosmog. Aus diesem Grund sollten Sie für einen ausreichenden Abstand zwischen dem Arbeitsplatz und den Peripheriegeräten sorgen.
Last but not least: Greifen Sie unbedingt auf eine blendfreie Tischoberfläche zurück.
5.1.3 Welcher Schreibtisch / Arbeitstisch für welche Tätigkeit?
Welcher Schreibtisch der richtige ist, hängt ganz davon ab, welche Tätigkeit ausgeübt wird. Man unterscheidet zwischen manuellen Tätigkeiten auf der einen Seite, wie zum Beispiel der Bearbeitung der Post, dem Lesen, Telefonieren, Schreiben, Zeichnen und der Bildschirmarbeit auf der anderen Seite.
Wie viel Platz man benötigt, hängt von den verwendeten Arbeitsmitteln ab – wie zum Beispiel Ordnern. Ein aufgeschlagener Ordner verfügt über eine Breite von ca. 60 cm und eine Höhe von ca. 35 cm.
Heutzutage findet in der Regel ein ständiger Wechsel zwischen manueller Arbeit und Bildschirmarbeit statt, man nennt dies belegorientiertes Arbeiten.
Es gibt natürlich auch die Möglichkeit, die Arbeitsbereiche bewusst zu trennen. So findet die Bildschirmarbeit im Sitzen am Schreibtisch statt, das Telefonieren im Stehen, etwa an einem Stehpult. Gesundes Arbeiten sieht ohnehin den permanenten Wechsel zwischen stehender und sitzender Tätigkeit vor.
Wie viele Arbeitsplätze?
Generell unterscheidet man zwischen Einflächenarbeitsplätzen und Mehrflächenarbeitsplätzen. Beim Einflächenarbeitsplatz arbeitet ein Mitarbeiter an einem Tisch, bei Mehrflächenarbeitsplätzen sind zwei Tische durch eine Verbindungsplatte miteinander gekoppelt.
Der Einflächenarbeitsplatz punktet durch Beinfreiheit, einen günstigeren Preis und eine durchgängige Arbeitsplatte ohne Stöße.
Die Vorteile des Mehrflächenarbeitsplatzes sind folgende: Durch die beiden Tische lassen sich einzelne Aufgaben gut auf der Arbeitsfläche aufteilen. Außerdem sind unterschiedliche Arbeitshöhen möglich, angepasst an die jeweiligen Arbeitsbereiche.
Heutzutage werden Arbeitsplätze häufig durch eine dritte Ebene ergänzt. Das schafft nicht nur eine zusätzliche, horizontale Ablagemöglichkeit, sondern dient zugleich der Schallabsorption.
Zum Greifen nah: Arbeitsmittel wie Unterlagen, Ordner und Hängeregister finden in einem Rollcontainer oder in einem ‚Mobi‘ Platz.
5.1.4 Besprechungen am Arbeitsplatz
Spontan-Meetings am Arbeitsplatz? - Mit dem passenden Schreibtisch kein Problem! Man unterscheidet hier zwischen freistehenden Besprechungstischen sowie fest mit dem Arbeitstisch verbundenen Besprechungsansätzen.
Ab einer Belegung von vier Personen sollte immer ein separater Besprechungstisch eingesetzt werden (pro Besucher rechnet man eine Sitzbreite von 80 cm).
Ein weiteres Entscheidungskriterium ist die Besprechungsdauer – Kurzbesprechungen werden gerne im Stehen an einer sogenannten ‚Bench‘ abgehalten, längere Besprechungen eher im Sitzen.
Wenn ein Computer benötigt wird und die Besprechung direkt am Arbeitsplatz stattfindet (z.B. während eines Kundengesprächs in einer Bank, Krankenkasse oder Agentur), ist auch die Sitzposition von entscheidender Bedeutung.
5.1.5 Bewegungsflächen und Benutzerflächen
Die BGI schreiben auch die Bewegungsflächen rund um den Arbeitsplatz sowie die Benutzerflächen vor. Hier die wichtigsten Punkte:
- Hinter dem Arbeitsplatz muss eine mindestens 1,5 Quadratmeter große Bewegungsfläche vorhanden sein.
- Für Tätigkeiten, die im Sitzen ausgeführt werden, muss der Rückraum eine Mindesttiefe von 100 cm haben, bei stehenden Tätigkeiten 80 cm.
- Für Besucher sollte im Rückraum eine Bewegungstiefe von 80 cm nicht unterschritten werden.
- Der Flächenanspruch vor Schränken entspricht dem bei Arbeitsplätzen. Das heißt, einer Fläche von 100 cm, wobei der Sicherheitsabstand von 50 cm hier bereits mit eingerechnet ist.
5.1.6 Büroschränke / Aktenschränke
Für Akten und Büroutensilien gibt es unterschiedliche Stauraum-Lösungen. Sie haben die Wahl zwischen folgenden Schranktypen:
- Regale
- Drehtürenschränke
- Schiebetürenschränke
- Querrollladenschränke
- Hängeregistraturschränke
- Garderobenschränke
- Stahlschränke
Je nach Schranktyp bieten wir die folgende Breiten für die Planung an: 40/60/80/100/120/140/160 cm, die Tiefen betragen ca. 40 bzw. 60 cm.
Bei Büroschränken nennt man das Höhenmaß „Ordnerhöhen“. Es gibt insgesamt 6 Ordnerhöhen: 1/2/3/4/5/6.
1 Ordnerhöhe bedeutet, dass ein hochkant aufgestellter Ordner hineinpasst; bei 2 Ordnerhöhen passen zwei Ordner hinein usw.
Die Einlegeböden bestehen entweder aus Holz oder aus Stahl, der Sockel ist immer aus Stahl gefertigt. Optional bestellbare Hängeregistraturen oder Kleingefacheinsätze sorgen im Schrankinneren für Ordnung. Insofern Sie vertrauliche Dokumente in Ihren Schränken lagern, können Sie diese mit Schlössern ausstatten.
6. Fazit
Für eine umfassende Büroplanung müssen Sie eine Vielzahl von Aspekten bedenken und einige Entscheidungen treffen. Das kann im ersten Blick überwältigend sein, daher empfiehlt sich die Wahl eines guten Partners an Ihrer Seite. Wir planen bereits seit 1999 moderne Arbeitswelten im deutschsprachigen Raum und haben seitdem zahlreiche Projekte mit unseren Kunden realisiert: von der OpenSpace-Bürolandschaft für die Großindustrie, über Bürolösungen für Klein- und Mittelstandsunternehmen hin zu Arztpraxen, Kanzleien und der Ausstattung eines 4-Sterne-Superior-Hotels.
So sind wir über die Jahre zu Spezialisten für Innenraumfachplanung geworden. Unser Team erstellt herstellerunabhängige und zu jeder Kalkulation passende Planungen und Flächennutzungskonzepte für Büro- und Objektlandschaften und auch für Privaträume. Und wir unterstützen Sie dabei von der ersten Idee bis zur konkreten Umsetzung Ihrer neuen Arbeitswelt. Mehr zu uns lesen Sie auf unserer Über-Uns Seite.
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